In Deutschland gilt es für Gewerbetreibende, welche mit Bargeschäften arbeiten, eine Vielzahl von gesetzlichen Anforderungen zu beachten. Insbesondere formelle Ordnungsvorschriften müssen genauestens eingehalten werden, ansonsten können für die Gewerbetreibenden hohe Kosten in Form von Bußgeldern anfallen. So empfiehlt es sich für Unternehmer stets mit der Zeit zu gehen. Moderne Anbieter von neuartigen und technologischen Kassensystemen können Abhilfe dabei schaffen, die abzuwickelnden Geschäfte nach den Vorgaben des Finanzamtes durchzuführen und die erfassten Daten korrekt aufzubewahren.
Die Registrierkassenpflicht in Deutschland
Im Gegensatz zu den Ländern Österreich sowie der Schweiz ist ein Gewerbetreibender in Deutschland nicht dazu verpflichtet ein elektronisches Kassensystem zu führen. Sobald eine allgemeine Verpflichtung von Registrierkassen bestehen würde, würde in die Wirtschaftsfreiheit eingegriffen werden. Dieser Eingriff wäre jedoch in einigen Fällen enorm unverhältnismäßig. Insbesondere kleinere Unternehmen würden unter einer Registrierkassenpflicht leiden.
Im Hinblick auf Kleinunternehmer hat das Bundesfinanzministerium in Deutschland von einer Pflicht elektronischer Kassensysteme abgesehen. Zu diesen Kleinunternehmern zählen unter anderem Hofläden sowie Wochenmärkte. Hierbei stand der Kosten-Nutzen-Faktor insbesondere im Fokus.
Die steuerlichen Anforderungen an elektronische Kassensysteme
In Deutschland sind sämtliche Gewerbetreibende und Unternehmer dazu verpflichtet, eine handels- und steuerrechtliche Buchführung durchzuführen und bei Bedarf vorzulegen. Diese Verpflichtung basiert auf einer Auflage, welche zahlreiche Vorschriften für die Dokumentation von geschäftlichen Abläufen und Vorgängen umfasst. Im Jahr 2017 wurde in Deutschland festgelegt, das Unternehmen und Gewerbetreibende, welche eine elektronische Registrierkasse nutzen, die Anforderungen der GOBD erfüllen müssen. Diese Kassensysteme müssen hierbei über zahlreiche Funktionen verfügen, damit sie den Vorgaben der GOBD Konformität entsprechen.
Die GOBD und ihre Vorgaben
Unter der GOBD versteht man die Grundsätze für eine ordnungsmäßige Führung sowie Aufbewahrung von Unterlagen, Aufzeichnung und Büchern in elektronischer Form für den Datenzugriff. Seit dem 01. Januar 2015 sind die Vorgaben der GOBD verpflichtend und gelten für alle Unternehmer, sofern eine elektronische Buchhaltung geführt wird. Im Fokus der GOBD stehen die Erfassung sowie Bearbeitung und Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen sowie Belegen und Dokumenten. Des Weiteren zählen zu diesen Dokumenten Geschäftsbriefe sowie Eingangsrechnung und E-Mails, welche diese Dokumente enthalten. So ist eine GOBD konforme Erfassung von Daten sowie Dokumenten für die gesamte Buchhaltung sowie für Betriebsprüfungen des Finanzamtes relevant. Bei einer nicht GOBD konformen Archivierung der Dokumente, kann dies schwerwiegende Folgen für die Unternehmer haben.
Die GOBD konforme Archivierung besagt, dass sämtliche Geschäftsvorgänge vollständig, nachvollziehbar sowie korrekt, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt und dokumentiert werden müssen. Hierbei ist es irrelevant ob diese Geschäftsvorgänge digital oder auf Papier aufbewahrt werden. Der Zeitraum der Aufbewahrungspflicht ist bei den jeweiligen Dokumenten verschieden. Jedoch müssen diese Dokumente solange aufbewahrt und archiviert werden, wie es die Aufbewahrungspflicht vorgibt.
So gelten die Vorgaben der GOBD für alle Unternehmen, die ihren Hauptsitz in Deutschland haben. Des Weiteren gelten diese Vorgaben ebenfalls für Freiberufler sowie Kleinunternehmer, sofern sie die Rechnungen des Einnahmen-Überschusses anwenden.
Die Hauptbestandteile einer GOBD konformen Archivierung
Zu den wichtigsten Bestandteilen einer GOBD konformen Archivierung zählen, die Nachvollziehbarkeit sowie die Vollständigkeit und die Korrektheit. Des Weiteren müssen die jeweiligen Dokumente zeitnah sowie korrekt geordnet und unverändert aufbewahrt sein.
Jede Buchung, die ein Unternehmer tätigt, muss für das Finanzamt nachvollziehbar und vollständig sein. Dies kann ausschließlich durch die entsprechenden jeweiligen Belege gewährleistet werden. Des Weiteren müssen sämtliche Dokumente und Belege vollständig und komplett sein. So muss jeder einzelne Geschäftsvorgang den dazugehörigen Beleg vorweisen können. Zu dem müssen die jeweiligen Belege den entsprechenden Geschäftsvorfall wahrheitsgemäß und korrekt darstellen. Hierbei haben die Richtigkeit und die Genauigkeit oberste Priorität.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der GOBD konformen Archivierung ist die zeitnahe Bereitstellung der jeweiligen Dokumente. Um eventuelle Manipulationen zu verhindern, fordern die Vorgaben der GOBD eine Buchung binnen 10 Tagen. Sollte es sich bei dem Geschäftsvorfall jedoch um ein Kassensystem oder eine Bareinnahme handeln, dann fordert die GOBD eine sofortige und tägliche Buchung. In diesem Zusammenhang gilt es außerdem zu beachten, dass die jeweiligen Unterlagen unverändert aufbewahrt werden. Diese Unveränderlichkeit gilt als Revisionssicher.
Des Weiteren sollten Unternehmer stets auf eine gewisse Ordnung der Dokumente und Belege achten. Dies verschafft den Unternehmern nicht nur selbst eine gute Übersicht, sondern erleichtert zudem die Arbeit von Betriebsprüfern sowie Steuerberatern.
Letztlich müssen alle Geschäftsvorgänge sowie Abläufe dokumentiert sowie protokolliert werden, um einer GOBD konformen Aufbewahrung zu entsprechen.
Point of Sale: Das PoS Kassensystem
Der Point of Sale, kurz PoS, gilt als Ort des Verkaufes aus Sicht des Händlers. Ihm gegenüber steht der Point of Purchase, kurz PoP, der Ort des Einkaufes aus Sicht des Kunden.
Bei dem Point of Sale handelt es sich um den Ort, an dem die Ware angeboten wird. Hierbei steht der direkte Kontakt zwischen dem Kunden und der Ware im Mittelpunkt. So kann es sich hierbei um ein Regal gefüllt mit Produkten oder aber auch um die Supermarktkasse handeln. Des Weiteren kann das Geschäft selbst als Point of Sale gelten. Somit wird der Point of Sale als Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Unternehmen definiert.
Pos-Systeme oder aber auch Kiosksysteme bieten dem Kunden die interaktive Möglichkeit, Informationen über Produkte sowie Zusatzwissen über einen Display zu erhalten. Des Weiteren bieten diese Systeme dem Kunden die Zusatzoption an, ein gewünschtes Produkt direkt per Smartphone käuflich zu erwerben. Für diese Möglichkeit benötigt der Kunde lediglich den sogenannten QR-Code, den der Kunde hierfür scannen muss. Dank neuester Technologien arbeiten diese Systeme mittlerweile sogar mit integrierten Kameras, die in der Lage sind das Geschlecht sowie die jeweilige Altersgruppe zu identifizieren und zu klassifizieren. Aufgrund dessen wird für den jeweiligen Kunden die passende und individuelle Werbung erstellt und letztlich angezeigt.
PoP: Point of Purchase
Im heutigen digitalen Zeitalter wird der Point of Sale immer häufiger an Orte verlagert die für den Kunden über das Internet zu erreichen sind. Zu diesen Orten zählen unter anderem der Arbeitsplatz sowie die Wohnung oder das Haus des Kunden. So entwickelt sich der klassische stationäre Handel weiter und vermehrt werden mobile Einkaufsmöglichkeiten in Anspruch genommen. Hierbei ist es besonders wichtig, Marketingstrategien zu entwickeln, die sich an die neuen Gewohnheiten der Kunden anpassen und den Fokus auf die Digitalisierung legen. Hierbei stellt die eigene Website der Unternehmen eine wichtige Rolle dar, denn der Verkauf über diese Plattform kann einen neuen großen Umsatzfaktor darstellen.
Das mobile Einkaufen befindet sich auf dem Vormarsch und sollte somit von Unternehmen erkannt sowie genutzt und umgesetzt werden.
